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Gestión de Documentos y Archivos

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Educación informal - No conduce a título o certificado de aptitud ocupacional - Decreto 1075 de 2015 (artículo 2.6.6.8)

Presentación del diplomado

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Presentación

En las organizaciones diariamente se debe de manejar los documentos físicos y digitales; por tal motivo es fundamental conocer y aplicar la normatividad de gestión documental.

Todas las comunicaciones oficiales en las entidades del estado y privadas deben cumplir funciones con el manejo de documentos como: la recepción, radicación, distribución, control, conservación, eliminación de estos, tanto las solicitudes enviada y recibida para consultas posteriores en archivos físicos o digitales según lo señale la organización.

Es fundamental identificar la importancia del archivo ya que es la memoria de la empresa; asimismo genera la interacción de todas las áreas al aplicar la normatividad de los sistemas de control interno, sistemas de calidad, sistema de conservación, entre otros.

El diplomado en Gestión de Documentos y Archivos tiene como objetivo brindar información didáctica y práctica para el desarrollo de habilidades y destrezas en la normatividad de gestión documental.

Dirigido a profesionales, tecnólogos, técnicos, estudiantes de carreras o programas administrativos, empresarios de medianas y pequeñas organizaciones, asistentes administrativos y profesionales en general que deseen desarrollar o ampliar sus conocimientos en la organización y redacción de documentos.

  • Metodología

    Educación a distancia en modalidad virtual.

  • Certificado que se otorga

    Constancia de asistencia (120 horas).

  • Duración

    5 semanas.

Competencia general

Desarrollar procesos de gestión documental de acuerdo con la normatividad y procedimientos establecidos.

Módulo 1

Conceptos básicos

Comprender los conceptos básicos asociados al archivo, sus características y elementos.

  • Documento, tipo de documentos y ciclo de vida.
  • Archivo, tipos de archivos y generalidades.
  • Principios y características para la conservación de documentos de archivo.

Módulo 2

El archivo de comunicaciones escritas y correspondencia

Reconocer los sistemas de registro, clasificación de documentos y el mantenimiento del archivo.

  • Conceptos generales.
  • Documentos, clasificación y sistemas de registro.
  • Gestión del riesgo y mantenimiento del archivo.

 

Módulo 3

Gestión documental en la empresa

Identificar cada una de las etapas y actividades de la gestión documental en la empresa.

  • Control.
  • Seguimiento.
  • Transferencia.
  • Eliminación.

Módulo 4

Documentos electrónicos y evolución de la gestión documental

Identifica el desarrollo e implementación de sistemas de información para la gestión documental en las empresas.

  • Gestión documental y sistemas de información.
  • Transformación digital y gestión del cambio.
  • Desarrollo e implementación de sistemas de información.

Módulo 5

De la gestión documental a la gestión del conocimiento

Argumentar la importancia de la gestión documental como insumo para la gestión del conocimiento y el aprendizaje organizacional.

  • Conceptos básicos.
  • Gestión documental y gestión de la información.
  • Sistemas de información y gestión del conocimiento.

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